Para os bancos, a adaptação às novas tecnologias e formas de consumo não se limita aos meios eletrônicos para transações financeiras, como sites ou aplicativos. A inovação tecnológica também está na evolução de processos operacionais para proporcionar maior eficiência e produtividade, e uma melhor experiência no relacionamento com clientes, cadeia de suprimentos e órgãos governamentais.
Frente a esta realidade, o Bradesco e a Xerox iniciaram uma jornada para aprimorar o processo de recepção e pagamento de notas fiscais, com a integração de sistemas e o envolvimento de 60 departamentos, além da área de Contas a Pagar.
“Um dos maiores desafios foi criar uma plataforma que integrasse todos os processos, regras e funcionalidades, em conformidade com o sistema tributário brasileiro e as necessidades do Bradesco”, explica Ricardo Karbage, Diretor Geral da Xerox Brasil. “No formato anterior, 60 departamentos recebiam, analisavam e validavam os documentos, que levavam até 10 dias para serem recebidos pela área de contas a pagar, para, a partir do documento físico, iniciar o fluxo de avaliação fiscal, retenção de impostos e pagamento. Agora, com a esteira eletrônica, todo o processo é digital, eliminando o translado entre áreas e risco de extravio do documento.”
No total, o ciclo levava em média 20 dias, com elevado custo de processamento e armazenamento, grande trabalho operacional e maior exposição a riscos, além do significativo consumo de papel – se empilhadas, as notas físicas de um ano equivaleriam a uma torre de 48 metros ou 16 andares. Atualmente, todo este processo de validação dos documentos em bases públicas, conferência de impostos e disponibilização para pagamento é realizado em apenas um dia.
Ampliando oportunidades
A Xerox e o Bradesco identificaram melhorias importantes a partir da implantação de uma esteira digital, que absorveu na primeira fase mais de 240 mil pagamentos/ano.
Com a implantação da segunda fase, serão processados automaticamente 420 mil pagamentos por ano, potencializando os benefícios já verificados:
- Agilidade na esteira de pagamentos
- Integração com a esteira de compras (aprovação, gestão e monitoramento)
- Redução no consumo de papel – 420mil documentos/ano, sem contar anexos, o que pode dobrar esta quantidade
- Validação automática dos documentos junto aos Órgãos Reguladores
- Assertividade e segurança na análise tributária
- Menor incidência de multas por eventuais atrasos de pagamento
- Menor exposição a riscos operacionais
- Maior segurança das informações
“Com os serviços de captura e conteúdo da Xerox, temos uma plataforma verdadeiramente digital, sem a necessidade de imprimir ou usar papel. Com o projeto da nota fiscal eletrônica, ganhamos maior digitização, otimização do processo, integração do sistema de pagamentos, melhor desempenho e redução de custos” adiciona Ronaldo Lira, Gerente do Contas a Pagar do Bradesco. “Devido à natureza sensível das informações e à necessidade urgente de acelerar esses processos, a Xerox mostrou ser a melhor opção, pois seu amplo portfólio de trabalho inclui órgãos de governo, universidades e empresas relevantes no nosso contexto”, concluiu Lira.
Sobre a Xerox Holdings Corporation
Por mais de 100 anos, a Xerox tem redefinido continuamente a experiência no local de trabalho. Aproveitando nossa posição de liderança em tecnologia de impressão de escritório e produção, nos expandimos para software e serviços a fim de potencializar sustentavelmente a força de trabalho atual. Do escritório ao ambiente industrial, nossas soluções comerciais e serviços financeiros diferenciados são projetados para tornar cada dia melhor o trabalho dos clientes – sem importar onde esse trabalho esteja sendo feito. Hoje, os cientistas e engenheiros da Xerox continuam nosso legado de inovação com tecnologias disruptivas na transformação digital, realidade aumentada, automação de processos robóticos, manufatura aditiva, Industrial Internet of Things e cleantech. Saiba mais no Web site xerox.com.
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