Embora a fatura eletrônica tenha surgido com um propósito governamental, com esta iniciativa, as empresas têm uma oportunidade que as ajuda a serem altamente competitivas, melhorar seus processos e atingir seus objetivos comerciais.
Mesmo que a fatura eletrônica já esteja totalmente estabelecida na esfera da administração pública, ela ainda é pouco utilizada no setor privado, apesar das muitas vantagens que ela oferece. Uma solução de fatura eletrônica é um projeto integral da empresa, envolvendo as áreas comercial, contábil, de marketing, logística, financeira e de TI. Portanto, os benefícios são para todas elas.
De acordo com uma implantação de fatura eletrônica feita pela Xerox em um prestigiado banco brasileiro, 60 departamentos recebiam, analisavam e validavam documentos, que levavam até 10 dias para serem recebidos pela área de contas a pagar, a fim de iniciar a quitação de impostos, a retenção na fonte e o fluxo de pagamento a partir do documento físico. Agora, com o processo eletrônico, todos os movimentos são digitais, eliminando a transferência entre áreas e o risco de perda de documentos.
“A Xerox oferece, além da conformidade regulatória, uma solução inovadora que permite a integração de processos internos com a geração/recepção de faturas eletrônicas ou documentos fiscais, reduzindo assim os custos operacionais e aumentando a produtividade de sua empresa”, explica Ricardo Karbage da Xerox.
A fatura eletrônica é aplicada em todos os tipos de empresas e indústrias e sua finalidade é a mesma: agilizar processos, poupar dinheiro, garantir segurança e transformar um processo pesado e demorado em uma operação conveniente, simples e confiável.
As principais vantagens da fatura eletrônica sobre a fatura em papel incluem as seguintes:
- Proteção ambiental.
- Redução do erro humano, já que todo o processo é automatizado e digitalizado.
- Redução dos custos de insumos (papel e toner)
- Redução do risco de falsificação (maior segurança)
- Redução dos custos de aprovação e trabalho de acompanhamento
- Cobrança acelerada
- Agilização na recuperação de informações
- Processos mais fáceis de auditoria interna e externa
- Eliminação do espaço de arquivamento físico e custos de consulta
- Automatizar o processo de pagamento dos fornecedores
- Melhorar as relações com fornecedores
Os serviços profissionais nestas soluções da Xerox incluem: arquitetura e design de soluções para toda a empresa, consultoria em documentos, mapeamento e otimização de processos, gerenciamento de projetos, otimização do fluxo de trabalho, serviços de outsourcing, geração de documentos tributários eletrônicos, recebimento, gerenciamento e armazenamento, e serviços de captura inteligente e processamento de imagens.
Sobre a Xerox Holdings Corporation
Há mais de 100 anos, a Xerox vem redefinindo continuamente a experiência no local de trabalho. Nossa posição de liderança em tecnologia de impressão de escritório e de produção permitiu nos expandir em software e serviços para potencializar de forma sustentável a força de trabalho de hoje. De ambientes corporativos a industriais, nossas soluções comerciais e serviços financeiros diferenciados são projetados para melhorar o trabalho diário dos clientes, independentemente de onde ocorra esse trabalho. Hoje, os cientistas e engenheiros da Xerox continuam nosso legado de inovação com tecnologias disruptivas na transformação digital, realidade aumentada, automação de processos robóticos, fabricação aditiva, a Internet Industrial das Coisas, e tecnologias limpas. Saiba mais no Web site xerox.com.
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